【うちの業務、実は違法かも？】親切な書類作成が違法になることも？ 非行政書士行為とは　《札幌の行政書士が解説》

今回は、非行政書士行為について記事にしたいと思います。

この話題については、実は２度目になります。前回は非行政書士行為そのものをやや堅苦しく記事にしましたが、今回は、良かれと思って行った業務が非行政書士行為となってしまったという、善意の無資格者について取り上げたいと思います。

日々の業務の中で、お客様から「役所に提出する書類、よくわからないから代わりに書いておいてくれない？」「ついでに申請までお願いできる？」と頼まれることはありませんか？

長年のお付き合いがあるお客様や、困っているクライアントを前にすると、「これくらいなら親切心でお手伝いしてあげよう」「うちのサービスの一環としてサポートしてあげよう」と思うのは、事業者としてとても自然で温かい気持ちだと思います。

しかし、その「親切心」や「当たり前のように行ってきたサービス」が、実は法律上の大きな問題、いわゆる「非行政書士行為」に該当してしまう可能性があることをご存じでしょうか。

今回は、自社やご自身の業務が知らないうちに違法行為になってしまっていないか、そして大切なお客様と自社を守るためにどのような点に注意すべきなのかを、わかりやすく解説いたします。

「うちの業務、実は違法かも？」　そんなことが本当にある？

・ お客様に頼まれたから、申請書を代わりに作ってあげた

・ 役所に提出する書類の作成を、本業のサービスの一環として代行した

・ 許認可申請のサポートをメニューに入れて、何年も営業している

・ 昔から業界全体でやっていることだから、何の問題もないと思っていた

もし、このような業務に心当たりがあるとしたら、少しだけ立ち止まっていただく必要があるかもしれません。

事業を営んでいると、行政手続きや各種申請書類の提出は避けて通れないものです。そして、お客様の利便性を考え、「ワンストップでサポートしたい」「手間のZERO化を図ってあげたい」と考えるのは、顧客ファーストの素晴らしい姿勢です。

しかし、行政書士法という法律があり、行政書士以外の者が行ってはならない業務（独占業務）が明確に定められています。

「たかが書類を書くだけでしょ？」「代筆したくらいで違法になるなんておかしいのでは？」と感じる方もいらっしゃるかもしれません。

なぜ、ただ書類を作成するだけの行為が法律で厳しく規制されているのでしょうか。その背景には、単なる資格者の権益保護にとどまらない、非常に大切な理由が存在しています。

そもそも「非行政書士行為」とは何なのか？

ここでは、法律の専門用語をできるだけ使わずに、「非行政書士行為」の基本的な仕組みをご説明します。

行政書士とはどんな専門家？

行政書士は、行政書士法に基づく国家資格者であり、官公署（省庁、都道府県庁、市区町村役場、警察署など）に提出する書類の作成や、それらに関する手続きの代理・代行を行う専門家です。

官公署に提出する書類とは？

具体的には以下のようなものが含まれます。

① 許認可・届出に関する書類

建設業許可、飲食店営業許可、宅建業免許、風営法許可など

② 執務・権利義務に関する書類

契約書、遺産分割協議書、定款など

③ 外国人の在留資格（ビザ）変更・更新申請書類

法律が定める禁止行為（行政書士法第１９条）

行政書士法では、原則として「行政書士または行政書士法人でない者が、他人から依頼を受けて報酬を得て、官公署に提出する書類等の作成を業として行ってはならない」と定めています。※ 他法令で特別に認められている弁護士や社会保険労務士などの他士業を除きます。

ここでポイントとなるのは、以下の条件が揃った場合です。

① 他人の依頼を受けて

② 報酬を得て（※ 後述しますが、直接的な金銭の授受だけとは限りません）

③ 官公署提出書類を作成することを「業（繰り返し行うこと）」とする

これに違反する行為を「非行政書士行為（無資格営業）」と呼び、懲役や罰金といった刑事罰の対象にもなり得ます。

なぜ行政書士以外による作成が禁止されているのか？

「行政書士の仕事を囲い込むため」と思われがちですが、本質はそこにありません。最も重要な目的は依頼者（国民・事業者）の利益と、行政手続きの公正・適正な運用を守るためです。

許認可や届出の書類は、事業の開始や存続に直結する極めて重要なものです。法的な知識を持たない者が不正確な書類を作成すると、申請が却下されたり、不利益処分を受けたりして、最終的に損をするのは依頼者本人になってしまいます。そのため、厳格な資格制度によって品質と信頼性を担保しているのです。

「書類を作るだけなら簡単」は大きな誤解？

「申請書のフォーマットに、住所と名前を書いて、用意された項目を埋めるだけなら誰がやっても同じでしょう？」

そう思われる方も少なくありません。しかし、「単なる文字の入力・事務作業」と「法律上の書類作成業務」の間には、目に見えにくい大きな違いがあります。

書類を１枚作成するプロセスの裏側には、常に以下のような高度な専門的判断が働いています。

１．そもそもどの「申請・届出」が必要なのかの判断

お客様が「新しい事業を始めたい」と言った際、どの法律が適用され、どの許認可が必要なのかを正しく見極める必要があります。選ぶ手続きを間違えれば、どれだけ綺麗に書かれた書類であっても意味をなしません。

２．どのような「内容」で申請を組み立てるべきかの判断

例えば、申請書に記載する事業目的、役員の構成、資金計画、店舗の構造基準などは、法令の要件を満たしているかを検証しながら作成しなければなりません。単に事実を書くだけではなく、「法的に許可要件を満たす表現や数値になっているか」を判断しながら作成する行為自体が、専門業務です。

３．必要となる「添付書類」の確認と吟味

申請書本体だけでなく、定款、登記事項証明書、財務諸表、図面、誓約書など、多岐にわたる添付書類の整合性を確認し、不足がないかを判断する作業が必要です。

このように、一見すると「用紙の空欄を埋めているだけ」に見える作業であっても、その実態は「法律的知識に基づいた判断と選択の連続」です。したがって、「書類作成＝簡単な作業」という認識は、非常に危険な誤解になり得ます。

「うちの会社は大丈夫？」　実際に問題になりやすい業務とは

「うちは行政書士を名乗って代行ビジネスをしているわけではないから関係ない」と思っていませんか？

実は、非行政書士行為で問題になりやすいのは、「行政書士のフリをした悪質な業者」ばかりではありません。自社の本業（建設、不動産、コンサルティング、外国人支援など）に付随するサービスとして「親切」で行っているケースこそが、最も問題になりやすいのです。

ここでは、具体的によく見られるケースをご紹介します。

例１： 建設業者や設備業者が、顧客の許可申請・補助金申請書を作成する

状 況

元請けや下請けの関係で、施主や取引先の各種許認可・補助金・公的申請書を「サービスで書いてあげるよ」と作成して提出するケース。

例２：不動産業者が、顧客の行政手続書類を作成する

状 況

売買や賃貸の契約に伴い、農地転用許可申請や道路位置指定の申請、建築確認申請に関する書類などを、不動産取引の一環として代行作成するケース。

例３：経営コンサルタントや中小企業診断士が、許認可申請を代行する

状 況

創業支援や経営指導のコンサルティング業務の中で、許認可申請書類の作成まで一括して請け負うケース。

※ 経営計画書の策定アドバイスは問題ありませんが、許認可書類そのものの作成・申請代行は含まれません。

例４：外国人支援会社・登録支援機関が、ビザ（在留資格）申請書類を作成する

状 況

外国人労働者の受け入れ支援業務において、出入国在留管理局へ提出する在留資格認定証明書交付申請書や変更・更新書類を直接作成・提出するケース。

※ 申請取次行政書士や弁護士の資格がない場合。

例５：相続関連業者・終活支援事業者が、官公署提出書類を作成する

状 況

遺品整理や終活相談の事業者が、戸籍の収集にとどまらず、役所に提出する各種届出書などを本人に代わって作成するケース。

例６：便利屋や家事代行サービスが「役所の書類作成・提出」をメニューに掲げる

状 況

「役所の手続き何でも代行します」といった形で、住民票の取得代行を超えて、個別の許可や申請書類の作成を請け負うケース。

「代筆」と「行政書士業務」はどこで線引きされる？

・ お客様が書く内容を指定してくれて、自分はキーボードで打ち込んだだけなら問題ないのでは？

・ 手書きが苦手なお年寄りの代わりに、住所と名前を書いたくらいで違法になるの？

この「単なる代筆・補助」と「行政書士業務としての書類作成」の線引きは、多くの方が迷われるポイントです。

以下の疑問をもとに、整理してみましょう。

疑問Ａ：本人が手書きした原稿を、パソコンで入力して印刷しただけなら？

• 考え方： 本人が記載内容のすべてを完成させており、作業者が「内容の変更や判断を一切加えずに、単なる清書（タイピング・印刷）」を行っただけであれば、機械的な事務補助（事後的な代筆）とみなされ、直ちに違法とは言えない場合もあります。
• 注意点： ただし、入力の過程で「ここはこう書いた方が許可が下りやすいですよ」と文言を修正したり、未記入欄を補ったりした場合は、単なる清書を超えて「作成」に関与したと判断されるリスクが高まります。

疑問Ｂ：高齢や身体的理由で書けない人の代わりに、住所・氏名を代筆しただけなら？

• 考え方： 申請者本人の明確な意思表示のもと、示された通りに氏名や住所を書き写す行為（事前の意思に基づく代筆）自体は、通常、行政書士法が規制する「書類作成」にはあたりません。

疑問Ｃ：本人は「全部おまかせで」と言っていて、こちらで内容を整えて入力したなら？

• 考え方： これは危険な領域です。 本人が判断していない項目（事業の計画内容、誓約内容、添付書類の選定など）を作業者が判断して作成しているため、どれだけ「本人の了解を得ている」つもりであっても、実質的な作成行為となります。

無料なら大丈夫は本当？　報酬がなければ問題ないのか

・ お金をもらわずに、無料でやってあげているから行政書士法には違反しないよね？

これも非常に多くいただくご質問です。結論から申し上げますと、「無料（無償）だからといって、絶対に安全とは言えない」のが法律の難しいところです。

行政書士法第１９条には「報酬を得て」という要件があります。一見すると、お金を受け取っていなければセーフのように思えますが、実務や判例における「報酬」の解釈はかなり広いことに注意しなければなりません。

１．名目が「手数料」「コンサル料」「企画料」の場合

「許認可作成費用」として請求していなくても、「サポート手数料」「コンサルティング費用」「事務手数料」といった別名目で請求している場合、実質的に書類作成の対価が含まれているとみなされ、「報酬を得ている」と判断されます。

２．本業のメイン業務とセットになっている場合（本体価格に含まれる）

例えば、建設工事、不動産売買、システム導入、コンサルティング契約などの「本体契約」があり、そのサービスの一環として「許認可申請作成（無料サービス）」を提供している場合です。 この場合、見た目は無料であっても、「本体の契約金額の中に書類作成の対価が実質的に含まれている（不可分の関係にある）」と解釈される可能性が極めて高くなります。

３．実費（印紙代や交通費）のみを受け取っている場合

申請に必要な収入印紙代や、役所までの電車代・ガソリン代といった「かかった実費のみ」を清算している場合は、通常「報酬」にはあたりません。ただし、実費に上乗せして数千円の「日当」や「手間賃」を受け取った場合は、報酬とみなされるリスクがあります。

まとめ 「無償だから１００%大丈夫」という自己判断は危険

このように、「お客様から直接『書類作成代』としてお札を受け取っていないから大丈夫」という単純な話ではありません。

ビジネスの文脈の中で提供される「無料サービス」は、全体の契約構造から「実質的な対価性がある」と判断されるリスクが常につきまといます。だからこそ、「無料だから問題ない」と高をくくるのは避けるべきでしょう。

「昔からやっている」「みんなやっている」では大丈夫とは限らない

この記事をお読みの方の中には、こう思われた方もいらっしゃるかもしれません。

・ うちの会社は先代の社長の時代から年間このやり方でやってきたよ。

・ 同業他社だって、みんな当たり前に顧客の書類を書いてあげているじゃないか。

・ 悪気なんて一切ない。困っているお客様のために親切でやっていることなんだから、咎められる筋合いはないはずだ。

そのお気持ちは、とてもよく理解できます。決して悪意があって行っているわけではなく、むしろ「顧客満足度を高めたい」「お客様の役に立ちたい」という高い志から始まっていることがほとんどだからです。

しかし、大変厳しいようですが、法律の世界では「業界の慣習」と「法令順守」は全く別の問題として扱われます。

時代とともに変わるコンプライアンス意識

かつては「お互い様」「業界のサービスの一環」として見過ごされていたような慣行も、近年は企業のコンプライアンス（法令順守）意識の向上や、行政の指導強化に伴い、厳しくチェックされるようになってきています。

もし、競合他社からの指摘や、お客様との間の小さなトラブルから「無資格で書類を作成していた」ことが発覚した場合、行政指導を受けたり、企業の信用を失ったりするリスクがあります。

責めるのではなく「守る」ための見直しを

私たちは行政書士として、「過去の行為を責め立てたい」わけではありません。

大切なのは、「これまで問題が起きなかったからこれからも大丈夫」と過信せず、知らないうちに自社がリスクを抱え込んでしまっていないか、一度立ち止まって業務フローを見直してみることです。

違法リスクを排除することは、結果として皆様の会社と、長年築き上げてきた大切な信用を守ることに他なりません。

非行政書士行為が問題になると、誰が困るのか？

非行政書士行為が摘発されたり問題視されたりしたとき、「行政書士の仕事が奪われたから、行政書士が困るんでしょう？」と思われるかもしれません。

もちろん専門家の職域を守るという意味もありますが、実は一番大きな不利益を被り、困ることになるのは「依頼したお客様本人」なのです。

親切心で行ったサポートが、最終的にお客様を苦しめてしまう事例として、以下のようなケースが挙げられます。

１．書類の不備による許認可の遅延・不許可

専門知識が不十分なまま作成された書類は、補正（直し）が多く発生したり、最悪の場合は不許可・不受理になったりします。これにより、お客様の事業開始が何ヶ月も遅れ、多大な機会損失を生むことになります。

２．申請期限切れによる権利の喪失

更新手続きや変更届などの期限管理が適切に行われず、気づいた時には期限が切れていて、保有していた許可や資格が失効してしまうという重大なトラブルにつながります。

３．無効な手続きによる法的トラブル

法的な要件を満たさないまま提出された書類は、後から行政調査などが入った際に「虚偽申請」や「手続きの無効」と判断されるおそれがあります。これにより、お客様が営業停止処分などの不利益処分を受けるリスクすらあります。

４．トラブル発生時に責任が取れない

行政書士は損害賠償保険への加入や厳格な守秘義務・受任義務を負っていますが、無資格で作成を請け負った場合、万が一トラブルが発生した際に十分な保証や補償を提供できず、泥沼の紛争に発展することがあります。

「安く済ませてあげよう」「手間の省略をしてあげよう」という優しさが、結果的にお客様に莫大な損失や法的リスクを与えてしまう――これほど悲しい結果はありません。

「これって大丈夫？」と思ったときのチェックポイント５つ

ここで、自社で行っているサービスや顧客サポートが、非行政書士行為の境界線にかかっていないかを確認するための「５つのチェックポイント」を用意しました。

自社の日常業務を思い浮かべながら、確認してみてください。

【自社業務のコンプライアンス・チェックリスト】

チェック１　官公署（役所・警察・都道府県等）に提出する書類か？

お客様に代わって作成している書類は、行政機関に提出する申請書・届出書・添付書類ではありませんか？

チェック２　他人（顧客や取引先）からの依頼を受けて作成しているか？

自社自身の申請（自社の建設業許可や自社の法人設立など）ではなく、他人のための作成ですか？

チェック３　単なる機械的入力ではなく「内容の判断・構成」まで行っていないか？

お客様から渡された原稿をそのまま打ち込むだけでなく、記載項目や文章の組み立て、必要書類の選定などを自社で判断していませんか？

チェック４　直接・間接を問わず「対価（報酬）」が発生していないか？

書類代として請求していなくても、コンサル料・手数料・本体工事/取引価格に実質的に含まれていませんか？

チェック５　その業務を行う特別な法的資格（弁護士・社労士・建築士等）を自社で有していないか？

他の法律で認められた正当な範囲外の業務を行っていませんか？

一つでも「気になる」「グレーかも」と感じたら

もし上記チェックリストで気になる項目があったとしても、パニックになる必要はありません。

先ほども述べた通り、すべてのケースが一律で違法になるわけではなく、「業務の切り分け方」や「契約書・案内文の表現」を正しく見直すことで、法的にクリーンな形で顧客サポートを継続できる道が必ず見つかります。

一度、自社の業務プロセスを客観的に整理してみることが、安心への第一歩です。

まとめ ～ 今一度自社の業務を見直してみませんか？

ここまで、非行政書士行為の基本と、親切心が思わぬリスクにつながる可能性について解説してきました。

・ 昔からやっているから大丈夫

・ 簡単な書類を書いてあげただけだから大丈夫

・ 無料サービスだから大丈夫

・ お客様に頼まれて困っていたから手伝っただけ

これらはすべて、悪意のない事業者様が陥りがちな思い込みです。しかし、事業を守り、お客様との信頼関係を末永く続けていくためには、「知らなかった」で済まされないリスクをあらかじめ排除しておくことが何より大切です。

私たち行政書士がお手伝いできること

行政書士は、単に「書類を代わりに作る人」ではありません。

• 自社の現行サービスが法令に適合しているかの「業務フローの法的リスク診断」
• 行政書士と連携した「安心なワンストップ顧客支援体制の構築」
• 適切な「許認可・法的書類作成の代理・代行」

など、事業者様が安心して本業に専念できるよう、法的側面からバックアップするパートナーでもあります。

・ うちのこのサービス、もしかしてグレーかな？

・ お客様からこんな相談を受けたけれど、どこまで自社で手伝っていいのだろう？

・ 自分でやっていい手続きなのか、専門家に任せるべきなのか判断がつかない

そんな疑問や迷いが少しでもありましたら、どうぞお気軽に札幌の行政書士にご相談ください。

正確な知識と適切な業務の線引きを行い、事業者様とお客様の双方が安心して笑顔になれる環境づくりを、私たちが全力でサポートいたします。

■ 札幌での各種許認可申請、相続・遺言のご相談なら

札幌市東区の「つしま行政書士事務所」では、各種許認可申請に関するご相談を承っております。 ４０年間の企業法務・契約業務の経験とＦＰの視点を活かし、面倒な手続きをサポートいたします。初回相談は無料ですので、一人で悩まずに、まずはお気軽にご連絡ください。

※　なお、紛争の解決についてはうけたまわれません。

【お問い合わせ先】 つしま行政書士事務所

• 所在地：札幌市東区
• 対応エリア：札幌市内および近郊エリア（出張相談も承ります）
• 営業時間：平日 9:00〜18:00（※事前の予約で土日祝や夜間も対応可能です）